Para muchos ejecutivos, escribir descripciones de puestos es una tarea que se salta con gusto. Las descripciones de trabajo ayudan a llenar una vacante, con acuerdos de objetivos, optimización de procesos y asignación de tareas. Para que el esfuerzo valga la pena y la descripción del puesto tenga un beneficio, se debe proceder de la siguiente manera.
¿Por qué son necesarias las descripciones de puestos?
Las posibles áreas de aplicación de las descripciones de puestos pueden ser:
- Anuncio de trabajo, anuncio de una vacante para la que se buscan buenos candidatos
- Inducción de nuevos empleados.
- Clasificación en un sistema de remuneración
- negociaciones salariales
- Acuerdos de objetivos entre supervisores y empleados
- evaluaciones de rendimiento
- Información para los titulares de puestos sobre tareas, responsabilidades y competencias
- Demarcación de tareas y responsabilidades entre varios departamentos (¿quién hace qué y es responsable de ello?)
- Objetivación de las valoraciones de los empleados
- Planificación de medidas de desarrollo y cualificación del personal
- Planificación de capacidades de personal, identificación de requerimientos de personal o sobre capacidades
- Documentación como parte de un sistema de gestión (por ejemplo, sistema de gestión de calidad)
- Creación de referencias cuando un empleado se va
Todos los empleados deben contribuir al logro de los objetivos corporativos. Por esta razón, la descripción del puesto también debe dejar claro cómo es posible esto en el lugar de trabajo individual y cómo encaja el empleado en la estructura general de la organización, los objetivos, la cadena de valor y los procesos. Es particularmente útil cuando las descripciones de puestos se formulan desde el punto de vista del cliente (interno y externo).
Características de un puesto en la empresa
El trabajo es la unidad más pequeña de una organización. Suele equipararse al concepto de lugar de trabajo. Se caracteriza por el hecho de que el titular del puesto tiene que llevar a cabo las tareas asociadas con el puesto, es responsable de sus decisiones y acciones y tiene las competencias, calificaciones, conocimientos, habilidades o capacidades necesarias.
Deben describirse y coordinar las tareas, responsabilidades, poderes y competencias. La descripción del trabajo o la descripción del trabajo documenta esto. Es por tanto un medio para cumplir con las obligaciones de documentación a la hora de delegar tareas y cumplir con las obligaciones legales como directivo.
¿Qué son las descripciones de puestos?
Las descripciones de puestos son una importante herramienta organizativa y de gestión para la gestión de recursos humanos. Con la ayuda de las descripciones de puestos, se documenta lo siguiente de manera estructurada y vinculante:
- la designación y caracterización de un puesto en una empresa
- Deberes y responsabilidades del titular del puesto.
- Habilidades que debe tener el titular del puesto
- integración organizativa en la empresa con los superiores y responsabilidad directiva
Descripción del trabajo para la motivación.
La forma en que se utiliza la herramienta de descripción del puesto depende de la cultura organizacional y el comportamiento de liderazgo del supervisor. Idealmente, la descripción del trabajo puede ayudar a motivar a los empleados porque los empleados pueden derivar el significado y el propósito de su trabajo de ella y porque tienen una base confiable para su trabajo y su posición en el equipo, en el departamento y en la empresa. La descripción del puesto puede ayudar a crear claridad, especialmente en los procesos de reorganización donde muchos empleados se sienten inseguros sobre sus tareas y funciones en la empresa.
Descripción del trabajo para la planificación y certificación de procesos
Lo que debe documentarse exactamente en la descripción del puesto con respecto a un puesto o lugar de trabajo se deriva de los objetivos de la organización. Cuando se utiliza para la planificación de procesos, hacer coincidir diferentes descripciones de puestos puede dejar claro quién es responsable de qué y quién hace qué. Durante la optimización del proceso, el trabajo duplicado o las tareas innecesarias solo se vuelven visibles a través de la descripción del trabajo.
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