Protocolos para eventos Empresariales

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A la hora de organizar un evento hay ciertas medidas de prevención y protección que debemos conocer para asegurar que sea un éxito, sobre todo si este conlleva grandes aglomeraciones de gente o si las personas pueden encontrarse alteradas por otros factores, como el ruido, la música o el alcohol.

Las características del evento y su ubicación determinarán en gran medida las medidas que debemos implantar para la seguridad de los asistentes. Sin embargo, hay una serie de puntos comunes que siempre deben aplicarse.

Control de aforo y accesos: la ley establece que a partir de un aforo máximo de 151 personas en locales públicos han de utilizarse sistemas automáticos de conteo simultáneo de entrada y salida, que no sean intrusivos y no dificulten el paso libre de personas en caso de emergencia, aunque la normativa depende también de la Comunidad Autónoma en la que se celebre el evento. En eventos especialmente sensibles puede ser necesario establecer en los accesos controles de seguridad para evitar que no se introduzcan objetos peligrosos o sustancias prohibidas, como alcohol o drogas.
Sistema de identificaciones: En eventos con invitación o de acceso restringido es necesario establecer un sistema claro y visible de identificación de roles (seguridad, organización, invitados, ponentes…) y comunicarlo a todos los implicados en la organización.
Salidas de emergencia y señalización: asegúrate de que las salidas de emergencia están bien señalizadas y que son suficientes para el aforo del evento. Vigila también que no se bloqueen con personal o con otros elementos que puedan entorpecer la evacuación.
Posibles robos o hurtos: Establece un protocolo por si los asistentes sufren un robo o hurto y, si se trata de una situación de riesgo, asigna labores de vigilancia a algunos de los miembros del staff, que también pueden ser medidas disuasorias. También es conveniente establecer un punto de objetos perdidos.
Seguridad alimentaria: Contrata personal formado en manipulación de alimentos y vigila las condiciones higiénicas del local para evitar intoxicaciones que puedan afectar a los asistentes.
Condiciones climáticas: Si se trata de un evento en exterior, consulta la previsión del tiempo con antelación, para poner medidas de protección o, si fuese necesario, incluso cancelar el evento. La situación atmosférica también puede repercutir en la seguridad en el interior de recintos cerrados. Por ejemplo, si llueve es probable que el suelo esté encharcado, aumentando la posibilidad de resbalones. En estos casos, es esencial reforzar el servicio de limpieza. Además, si va a llover y se trata de un recinto abierto pero en el que no se permite acceder con paraguas por seguridad (por ejemplo, un festival), comunícalo con antelación de todas las formas posibles, para que así los asistentes se hagan con un medio de protección alternativo.
Control de masas: Asegúrate de que los accesos estén abiertos con la antelación suficiente para que la entrada sea escalonada. En eventos de gran magnitud es esencial contar con un personal suficiente y con planes de tipo operacional para evitar disturbios, asegurando el flujo continuo de asistentes, la separación y la dispersión en áreas de peligro.
Planes de contingencia y evacuación: aunque lo más probable es que todo salga bien, hay que elaborar planes de contingencia y evacuación por si surge algún problema, como incendios o avalanchas de público. Los miembros de seguridad deben estar informados del procedimiento a seguir y el despliegue de las acciones debe ser rápido y flexible, adaptado a las circunstancias.