Inventario de activos fijos

El inventario es obligatorio desde el punto de vista contable, ya que con el inventario de activos fijos capturamos la situación real en un día determinado y determinamos la correspondencia y posibles diferencias con respecto a la situación de los elementos activos y pasivos individuales en los libros comerciales. El inventario afecta, entre otras cosas, la correcta información del balance , el nivel de utilidad y la base imponible. Por lo tanto, el inventario de activos fijos no es solo una tarea anual prescrita, sino que también tiene un significado más amplio. La gestión puede dar lugar a la adopción de nuevas medidas organizativas oa una renovación integral del trabajo de la organización, lo que conduce a un comportamiento y unas operaciones empresariales de la empresa más expeditivos, más racionales, más ordenados y responsables.

 El inventario en la empresa puede ser realizado por empleados o contratistas externos , pero debe hacerse por lo menos una vez al año . Los empleados suelen ser reacios a emprender esta tarea. A menudo sucede que los datos no coinciden, y el proceso mismo de identificar y revisar activos fijos con documentación en papel puede llevar mucho tiempo y ser frustrante. Por supuesto, también se puede hacer de otra forma: ordenada, fluida, rápida y fácil.

¿Qué necesito para un inventario efectivo de activos fijos?

Incluso antes de realizar un inventario de activos fijos, debe prepararse adecuadamente. Para ello, es necesario definir los objetos del censo (recursos) , la técnica del censo (con papel y lápiz, digital, sin contacto...) y la fecha u hora del censo. Cada inventario de activos fijos también requiere la designación de una comisión de inventario (líderes y miembros) y una definición clara de tareas.

Para familiarizarse lo más rápido posible con el inventario de su empresa, le sugerimos leer las Reglas de Inventario , que toda empresa debe tener. Las empresas deben adoptar un acto de inventario interno, reglas sobre el inventario, que determinan cómo y cuándo se realiza el inventario y cómo y cuándo se concilia el saldo registrado con el real .

Este reglamento regula el procedimiento, forma y plazos para el inventario (inventario) de bienes, así como la técnica de inventario, la conciliación del saldo de bienes que muestre la contabilidad con el saldo establecido durante el inventario, la liquidación de los excedentes identificados y déficits, y otras cuestiones que son importantes para el correcto inventario de activos fijos. 

El reglamento sobre el inventario de activos fijos debe regular:

• nombramiento de comisiones de censo : el número y los tipos de comisiones de censo, los miembros de las comisiones de censo y el alcance de sus áreas de censo generalmente se determinan en una resolución especial emitida por la administración de la empresa en el marco de sus poderes;
• objeto de inventario : el objeto de un inventario regular son todos los bienes, incluidos los bienes tomados en arrendamiento financiero;
• momento del censo : el censo generalmente se lleva a cabo de acuerdo con la situación al final del año;
• gestión de la organización del censo e instrucciones para el censo;
• comisiones de censo y tareas de comisiones de censo individuales;
• preparación de activos básicos para el inventario (tarea de todos los empleados);
• preparación de ayudas para el censo y uso de computadoras en el censo;
• eliminación de activos dañados y obsoletos;
• peculiaridades en el inventario de tipos individuales de activos fijos;
• comparación de saldos reales y contables;
• informes de censos y procesamiento de informes;
• propuesta de liquidación de diferencias censales y decisión sobre la propuesta;
• una propuesta para registrar las diferencias censales en la contabilidad.
• Instrucciones (instrucciones) para realizar un inventario de activos fijos
• El inventario de activos fijos incluye diversas áreas de trabajo, tales como:
• identificar, medir, contar, describir con mayor precisión los activos e ingresar datos en listas de inventario o una aplicación móvil;
• ingresar cambios que ocurrieron durante el censo;
• ingresar la situación real en hojas de censo o una aplicación móvil;
• determinación de las diferencias entre el saldo determinado por el censo y el saldo contable;
• dar sugerencias sobre cómo liquidar y contabilizar las diferencias;
• firma de actas censales.
• Las tareas individuales también dependen de los roles que los empleados tienen en el inventario.

Servicio de inventario y contabilidad.

Las tareas del departamento de contabilidad también son obvias: antes de que comience el censo, el departamento de contabilidad debe coordinar los registros y asegurarse de que la situación contable esté lo más organizada posible y lista para el censo. Con frecuencia, la contabilidad también es la que aclara los posibles problemas/desafíos de contabilidad de la comisión del censo, ya que finalmente reconcilia las diferencias de inventario y prepara el informe final. 

¿Qué debe contener el informe de inventario de activos fijos?

El informe sobre el inventario de activos fijos es un documento muy importante para cualquier empresa, por lo que debe elaborarse con cuidado y precisión. Es decir, la dirección de la empresa u organización comprueba el informe resumido del inventario y decide con conclusiones sobre el método de liquidación de los déficits o superávit identificados de material y otros valores, cancelación y destrucción de activos inservibles y obsoletos, venta de inservibles , activos obsoletos y dañados y otros relacionados con las conclusiones de la comisión del censo, y determinar las personas responsables de los déficits y excedentes identificados.

El inventario de activos fijos no es solo una tarea obligatoria, pero puede llevar a la gerencia a adoptar nuevas medidas organizativas y políticas comerciales de la empresa , lo que conduce a una conducta más expedita, más racional, más ordenada y más responsable de todos los segmentos de la empresa. el negocio de la empresa. 

El inventario/informe de inventario debe contener los siguientes componentes/contenidos:

• grupos de activos fijos que han sido inventariados;
• los nombres de los miembros de la comisión del censo que realizaron el censo;
• fecha de inicio y finalización del censo;
• constataciones de incumplimiento de los registros contables:
• diferencias entre el saldo real y el contable,
• activos no utilizados y propuestas de cancelación;
• la opinión de la comisión sobre las causas de los déficits y superávit identificados;
• una propuesta para eliminar las discrepancias en los registros y las diferencias de inventario;
• la fecha del informe y las firmas de los miembros del comité. 

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