El uso de técnicas de administración de proyectos puede parecer una carga adicional, sin embargo, ahorra tiempo y dinero a largo plazo.
Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados. Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha límite y un presupuesto (personal, suministros y dinero).
Cinco características de los proyectos
1. Un proyecto tiene principio y fin definidos.
2. Los proyectos usan recursos (personas, tiempo, dinero).
3. Los resultados del proyecto tienen metas específicas de calidad y desempeño.
4. Los proyectos siguen una planeación
5. Un proyecto incluye un equipo de personas.
Cinco fases de la administración de proyectos
1. Inicio
2. Planeación
3. Ejecución
4. Control
5. Conclusión
Fase 1: Inicio
- Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo
- Determinar lo que el proyecto debe lograr
- Definir la meta global del proyecto
- Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los intersados
- Precisar el alcance general del proyecto
- Seleccionar los miembros iniciales del equipo
Fase 2: Planeación
- Perfeccionamiento del alcance del proyecto
- Listado de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto
- Secuencia de actividades
- Desarrollo de un calendario y presupuesto
- Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados
Fase 3: Ejecución
- Dirigir el equipo
- Reunirse con los miembros del equipo
- Comunicarse con los terceros involucrados
- Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir
- Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).
Fase 4: Control
- Vigilar las desviaciones del plan
- Emprender acciones correctivas
- Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
- Cambiar los calendarios del proyecto
- Adaptar los niveles de recursos
- Cambiar el alcance del proyecto ¾Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes
Fase 5: Conclusión
- Reconocimiento de logros y resultados
- cierre de las operaciones y dispersión del equipo
- Aprendizaje de la experiencia del proyecto
- Revisión del proceso y resultados
- Redacción del informe final
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