Aunque con el pasar del tiempo, los centros de distribución han ido modernizándose e incorporando la automatización a sus operaciones, conocer de qué forma funcionan, pueden ayudar a gestionar mejor los diferentes procesos desde ahí.
Un centro de distribución se entiende como un espacio logístico en el que se almacena mercancía y se embarcan órdenes de salida para que sean distribuidos en el comercio mayorista o minorista. Normalmente está conformado por uno o más almacenes en los que ocasionalmente se implementan ciertos sistemas según las necesidades.
De esta forma, los almacenes pueden tener sea el caso, sistemas de refrigeración o aire acondicionado para manejo de cargas refrigeradas o congeladas, áreas para la preparación de los artículos, rampas y otro tipo de infraestructuras para el cargue de los camiones.
Los expertos logísticos señalan que los centros de distribución se deben entender como la unión de elementos interrelacionados, en donde los productos deben permanecer el menor tiempo posible y cuando estén allí, moverlos lo mínimo que se pueda.
De esta forma, los centros de distribución tienen como principales objetivos los de almacenar, controlar custodiar y despachar eficientemente los inventarios; lo cual implica no solo evitar su pérdida sino también el deterioro de las capacidades y cualidades del producto.
Adicionalmente, dentro de un centro de distribución se preparan órdenes y la facturación de acuerdo con los tiempos de entrega establecidos, se gestiona servicios para clientes externos e internos, buscando en ese proceso, obtener una máxima eficiencia en el movimiento de la mercancía a lo largo de las operaciones, con el costo más bajo posible de la operación.
En la gestión de un centro de distribución se tienen en cuenta varios elementos que son fundamentales:
En primer lugar, se debe mencionar los materiales, que son el conjunto de materias primas, material de empaque, semielaborados, etc. que se están almacenando y custodiando en los almacenes.
Dichos materiales requieren de estibas, que son estructuras generalmente de madera que se usan para movilizar de un lado a otro, o desde y hacia los camiones, tanto productos como suministros.
El uso de estos pallets significa para las operaciones menos esfuerzo físico por parte de los empleados de la bodega, al igual que menor tiempo para el movimiento de la mercancía, lo que a su vez resulta en bajos costos del transporte de artículos.
De igual forma, reduce el tiempo de preparación de las órdenes, minimiza los daños de materiales y facilita el control de las cargas unitarias.
Los equipos son otro de los elementos que juegan un papel fundamental en la operación de un centro de distribución. Algunos, son: las carretillas, canastillas, sistemas de estanterías, montacargas, bandas transportadoras, aplicadores y estibadoras, entre otros, que son utilizados para el manejo de los materiales y el control de los mismos; según su uso y zona de manejo.
Se mencionan entre las áreas que emplean estos equipos, las de recepción, inspección, almacenamiento, despacho, zonas de aduanas y espacios complementarios como oficinas, servicios, vestuarios, devoluciones, talleres, primeros auxilios, enfermerías, cargue de baterías, basura, conductores y comedores etc.
Todos estos elementos anteriores, se manejan dependiendo de las ubicaciones, es decir, los lugares donde se depositan los pallets, que pueden ser sobre el piso o en sistemas de almacenamiento en estanterías o racks.
La optimización
Para lograr una eficiencia en la gestión del centro de distribución, se deben implementar ciertas técnicas que permitan entre otros aspectos, optimizar los espacios.
En este sentido, las estrategias principales van encaminadas al diseño de las áreas de almacenamiento y la estantería, las cuales se recomienda que estén en paralelo al eje más largo del almacén.
De igual forma, la cantidad de muelles deben ser compatibles con el número de metros cuadrados del almacén y sobre todo, debe garantizarse que en algún momento de expansión, el almacén pueda ampliarse para evitar inconvenientes en el futuro.
Por su parte, las columnas de la bodega preferiblemente deben ubicarse empotradas dentro de la estantería y los espacios de almacenamiento estar ubicados a lo largo de las paredes interiores de la edificación
Otras de las recomendaciones son que la oficina del jefe del almacén debe estar ubicada en la parte superior o en mezanines para que pueda controlar las operaciones; y es ideal que el almacenamiento se haga en secuencia ABC de ubicaciones por categorías, con el fin de que se reduzca el tiempo de desplazamiento y los equipos.
Hoy en día, las múltiples operaciones y la gran cantidad de referencias hace casi indispensable que los centros de distribución se basen en WMS (El Warehouse Management System) que es un sistema de ejecución en línea, que permite manejar y controlar mejor, diferentes componentes de un almacén, como personal, inventarios, equipos y espacios.
Esta herramienta facilita:
- Alistamiento de pedidos, empaque y envío.
- Manejo de los empleados que laboran dentro del centro de distribución.
- Clasificación del inventario por cliente y por artículo.
- Definición de unidades de medida por SKU por parte del usuario.
- Establecimiento de reglas de distribución y almacenamiento.
- Recepción, ubicación y Cross – Docking.
- Control del inventario.
- Flexibilidad para la clasificación de los lotes (fecha de caducidad, número de serie, lotes y fechas de fabricación, etc.)
Finalmente, bien sea manual o automático, es necesario entender los procesos básicos que se manejan en un centro de distribución y de los cuales depende su éxito:
Recepción: Es el proceso que por medio del que se recibe las mercancías que serán almacenadas y de una adecuada recepción depende el garantizar que la cantidad y la calidad de dichos artículos esté según lo solicitado por el cliente.
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Almacenamiento: Es la labor de acomodo y guardado de los productos o pallets. Existe la posibilidad de hacer ubicaciones de pallets fijas, variables o mixtas; la posición variable se refiere a la asignación del acomodo de manera caótica en el almacén, es decir que cualquier pallet puede ser ubicado en cualquier lugar del almacén o de las estanterías. Por el contario en las asignaciones fijas, un pallet sólo puede ser situado en las ubicaciones asignadas previamente en el sistema de información.
Alistamiento y Despacho de Productos: El alistamiento de las órdenes (picking) es el proceso de extraer los artículos del almacenamiento para cubrir un pedido específico. El picking es el servicio básico que presta una bodega a sus usuarios; adicionalmente, la ubicación de esta operación determina gran parte de los diseños de los centros de distribución.
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