¿Estás a menudo agotado por la noche y todavía tienes la sensación de que no has logrado nada? Entonces pruebe la técnica Pomodoro: trabajará de forma más productiva con ella y no se perderá los descansos.
Debido a que el italiano Francesco Cirillo holgazaneaba y se distraía con tanta frecuencia de sus tareas reales durante sus estudios en la década de 1980, tomó una buena resolución: trabajaría concentrado durante 25 minutos. 25 minutos no es tiempo suficiente para holgazanear o atascarse, pero es suficiente para avanzar. Pasados esos 25 minutos, según el plan de Cirillo, se tomaría un breve descanso y continuaría.
El estudiante detuvo el tiempo con un reloj de cocina en forma de tomate, y así nació la técnica Pomodoro. Por cierto, el método de gestión del tiempo debe su nombre al despertador tomate: Pomodoro es italiano y significa tomate.
Así funciona la Técnica Pomodoro
El principio básico de la técnica Pomodoro es simple: las fases de trabajo concentrado se alternan con pausas regulares cortas y más largas. Esto debería permitir trabajar de manera más productiva. En un pomodoro, como se llaman las unidades de trabajo de 25 minutos, te dedicas por completo a una sola tarea. Este principio de monitareo es fundamental para el método.
- Seleccionar tarea.
- Configure la alarma durante 25 minutos.
- Procesar tarea hasta que suene.
- Cuando suene el temporizador, marque la tarea completada de la lista de tareas pendientes.
- Tome un descanso de tres a cinco minutos.
- Repita los puntos 2 a 5.
- Después de la cuarta ronda, toma un descanso de 20 a 30 minutos.
Esto crea el siguiente proceso:
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pomodoro 1
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5 minutos de descanso
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pomodoro 2
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5 minutos de descanso
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pomodoro 3
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5 minutos de descanso
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pomodoro 4
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descanso de 30 minutos
Entonces, un ciclo completo de Pomodoro toma 2:25 horas.
Preparación necesaria:
- Anota y prioriza las tareas
El primer paso es escribir todas las tareas abiertas en una lista de tareas pendientes y priorizarlas: ¿qué debe hacerse primero, qué tiene tiempo? El principio de Eisenhower y el análisis ABC , por ejemplo, ayudan aquí .
- Calcula el tiempo empleado
Ahora estima cuánto tiempo necesitará para cada tarea individual. Esto es difícil para muchas personas al principio. Sin embargo, cuanto más tiempo use la técnica Pomodoro, con mayor precisión podrá calcular el tiempo requerido para las actividades individuales.
El tiempo requerido se expresa en unidades de trabajo de 25 minutos. Las tareas más grandes deben dividirse si es posible: "Hacer una declaración de impuestos" (3 Pomodoros) se convierte, por ejemplo, en "Buscar recibos" (1 Pomodoro), "Ordenar recibos" (1 Pomodoro) y "Llenar un formulario" ( 1 pomodoro). Si una tarea lleva menos de 25 minutos, como responder un correo electrónico, se agrupan varios puntos en un Pomodoro.
- Calcula el presupuesto de tiempo
El siguiente paso se realiza mejor la noche anterior o a primera hora de la mañana: calcula para cuántos intervalos de Pomodoro tienes de tiempo.
- Planificar tareas
Ahora asigne una tarea de la lista de tareas a cada espacio de Pomodoro en el calendario.
Estos problemas pueden ocurrir
¿Trabajando en una tarea durante 25 minutos a la vez? Para muchos, esto suena impensable al principio. Después de todo, el teléfono sigue sonando, los empleados irrumpen con preguntas urgentes. El problema: después de cada interrupción, toma un tiempo hasta que mentalmente puedes volver al punto.
Y a veces ni siquiera necesita distracciones externas para interrumpir el flujo de trabajo: un destello de inspiración, y salta mentalmente al siguiente tema. Especialmente cuando estás haciendo malabarismos con muchos proyectos, a menudo es difícil mantener la concentración.
Sin embargo, si practica la Técnica Pomodoro por un tiempo y no se deja desanimar por los contratiempos, encontrará que su capacidad de concentración aumenta poco a poco y se vuelve cada vez más fácil trabajar de manera enfocada e ininterrumpida. Los siguientes consejos también son útiles.
Cómo lidiar con las distracciones con sensatez
Cuando se trata de interrupciones, el método no se toma una broma: si lo molestan en una unidad de trabajo, debe poner la perturbación en un segundo plano. Entonces, si alguien interrumpe el trabajo: informe a la otra persona que está ocupado y acuerde una hora en la que se presentará. La experiencia ha demostrado que la mayoría de las solicitudes pueden esperar hasta el próximo Pomodoro, es decir, un máximo de media hora.
Para su propio control de impulsos, es útil tener algo listo para escribir: puede escribir destellos de inspiración y ponerlos en la lista de tareas pendientes en la próxima fase de planificación. Si interrumpe su trabajo.
Las distracciones también se pueden reducir hasta cierto punto mediante una planificación previa. Además, las siguientes estrategias pueden ayudar a minimizar la interferencia externa:
- Cerrar la puerta de la oficina
- Desviar teléfono / encender contestador automático
- Cierre la bandeja de entrada del correo electrónico y desactive las notificaciones de escritorio para nuevos correos electrónicos
- Informe al personal que no desea que lo molesten durante los próximos 25 minutos.
De eso se tratan los descansos
Sobre todo al principio es difícil mantener el descanso después de 25 minutos. Pensamientos como "¡Realmente acabo de empezar!" o "Ahora estoy en el medio" pasan por mi cabeza; la tentación es grande para simplemente seguir trabajando.
En tales situaciones, es útil tener en cuenta que los descansos regulares son necesarios para mantenerse mentalmente fresco por más tiempo. Termine brevemente el pensamiento y escriba dos o tres palabras clave para que sepa dónde debe continuar trabajando más tarde; eso, por supuesto, está permitido. ¡Pero entonces realmente es un descanso! Cualquiera que haya trabajado un poco más compensa el tiempo de descanso.
Nadie dice que tengas que trabajar sin distracciones todo el día. Si tienes un día ajetreado con muchas citas por delante, al menos puedes utilizar la técnica Pomodoro para organizar tu tiempo libre. Estrategia para personas ocupadas: si es posible, combine las citas en bloques para que se interrumpan la menor cantidad posible de ciclos de Pomodoro.
Las ventajas de la técnica Pomodoro:
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Sencillo : solo necesitas un cronómetro, una hoja de papel y un bolígrafo.
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Relajante : Los descansos regulares aportan nueva energía.
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Motivador : los descansos sirven como recompensa, marcar los puntos completados proporciona una pequeña sensación de logro.
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Enfocado : Las estrategias contra las interrupciones ayudan con el enfoque.
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Umbral bajo : las tareas se dividen en subtareas manejables. Esto significa que se necesita menos esfuerzo para empezar.
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Disciplinar : Los intervalos compactos de 25 minutos desalientan la procrastinación.
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Aumento de la productividad : la monotarea te permite hacer más.
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Perspicaz : al iniciar sesión, obtiene información sobre cuánto tiempo toman las tareas y cuándo son las fases particularmente productivas.
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