Los proyectos, independientemente de su tamaño y alcance, son complejos. Si no lo fueran, podrían ser simplemente tareas de una lista de tareas pendientes. Por suerte, los proyectos son también un esfuerzo de grupo: en cada proyecto hay un equipo que trabaja conjuntamente para hacer realidad los resultados
Un equipo de proyecto se compone de individuos que trabajan juntos hacia un objetivo común. Puede incluir ejecutivos, un director de proyecto, líderes de equipo de diferentes departamentos y miembros del equipo.
El funcionamiento de este equipo depende de su organización, que puede adoptar la forma de diferentes estructuras organizativas de proyectos.
Dentro de una estructura típica de equipo de proyecto, los proyectos están dirigidos por el director de proyecto, aunque también pueden ser dirigidos por un ejecutivo al que el director de proyecto reporta. La característica principal de este tipo de equipo es que todos dependen del director del proyecto o de otra persona situada en la parte superior de la cadena de mando.
El director del proyecto suele administrar el proyecto, el equipo y todas las tareas relacionadas en un software de administración de proyectos. Lo ideal es que el software de administración de proyectos permita la colaboración en equipo, así como la planificación, para que los equipos puedan dar lo mejor de sí mismos.
¿Cuál es la estructura de un equipo de proyecto?
Una estructura de equipo de proyecto es un tipo de estructura organizativa de proyecto en la que el proyecto está dirigido por un administrador de proyectos con el control total de todo el proyecto.
El administrador del proyecto crea un plan y un calendario del proyecto, reúne a un equipo, asigna tareas y responsabilidades y supervisa el proyecto en todo momento. Por ello, caracterizamos este tipo de estructura como “proyectizada”, ya que la estructura del equipo se rige por las exigencias de cada proyecto.
Imagine una cadena alimentaria. El director del proyecto está en la cima, y varios miembros del equipo componen los diferentes niveles.
El segundo nivel de la “cadena alimentaria” está dirigido por un puñado de líderes, cada uno con su propio enfoque (jefe de marketing, jefe de producto, jefe de ventas, etc.).
Por debajo de cada líder, el siguiente nivel está formado por un grupo de miembros del equipo. Por ejemplo, el nivel inferior a un líder de marketing puede estar formado por un redactor de contenidos, un editor, un administrador de correo electrónico, etc. Estos miembros del equipo informan a sus respectivos líderes, y los líderes informan al director del proyecto en la parte superior.
¿Cómo formar un equipo de proyecto?
La formación de un equipo de proyecto tiene que ver tanto con la selección de los miembros del equipo como con el desarrollo de la estructura organizativa del proyecto.
Independientemente de la estructura organizativa que elijas, esto implica establecer normas y procedimientos, definir las expectativa y establecer la comunicación.
Si estas cosas no están claramente definidas antes de que comience el proyecto, inevitablemente darán lugar a problemas en el futuro.
Tres pasos clave para crear un equipo de proyecto
La formación de un equipo de proyecto será diferente según el proyecto y la estructura organizativa. Teniendo esto en cuenta, aquí hay algunos detalles universalmente útiles en los que hay que centrarse a la hora de formar el equipo.
1. Tenga en cuenta las necesidades interdepartamentales
Muchos proyectos requieren que varios departamentos trabajen juntos para lograr los resultados.
Dentro de la estructura del equipo del proyecto, cada departamento implicado debe estar encabezado por un líder que administre un equipo de personas de su departamento.
Por lo tanto, antes de entrar en el meollo de la formación del equipo, decida qué departamentos van a participar y quién los dirigirá.
2. Crear prácticas de comunicación
Dado que la estructura del equipo del proyecto implica tantos niveles de individuos, es extremadamente importante mantener una comunicación fluida.
De lo contrario, el equipo empezará a sentirse como si fueran varios departamentos independientes que trabajan con objetivos diferentes.
La mejor manera de evitar que esto ocurra es establecer una cadencia de reuniones, exigir informes de estado, programar tiempo de colaboración interdepartamental y cualquier otra idea.
3. Definir claramente las expectativas
La mejor manera de establecer la comunicación para el éxito y mantener todo el proyecto funcionando sin problemas es definiendo claramente las expectativas.
Los proyectos más exitosos están dirigidos por administradores de proyectos que establecen normas básicas y definen las expectativas desde el principio.
Estas normas también pueden incluir límites claros, los pasos a seguir si algo va mal y mucho más.
Recomendamos llegar a poner estas cosas por escrito y conservar el documento en algún lugar donde todo el equipo pueda consultarlo.
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