Definir cómo se organiza una empresa y sus trabajadores es clave para la consecución de sus objetivos. Cada tipo de negocio exige una estructura organizacional única.
La estructura organizacional es el sistema jerárquico escogido para organizar a los trabajadores en un organigrama de una empresa. Gracias a ella, se abordan las formas de organización interna y administrativa. El reparto del trabajo en áreas o departamentos se ramifica en un árbol.
Se podría decir que la estructura de la organización es el modo de planificar su trabajo y repartir formalmente sus responsabilidades, es el esqueleto que la sostiene. Así lo describió Robbins en 1987:
¿Para qué sirve planificar la estructura de la organización?
Una estructura organizacional bien planificada sirve para enfocar esfuerzos hacia los objetivos y que todos los departamentos crezcan en la misma dirección. Si no se ha desarrollado convenientemente, los empleados quedan desconcertados por la falta de autoridad, falla la coordinación, y la toma de decisiones es más lenta. El rendimiento económico de la empresa a largo plazo podría verse afectado.
La estructura organizativa de una empresa es fundamental para que todos los trabajadores entiendan cómo funciona la organización. Con la cadena de mandos clara, los empleados ganan en seguridad y mejora la orientación de los recién incorporados a la empresa.
Las modernas herramientas de gestión de personal facilitan que cada empleado identifique y entienda su papel dentro de la compañía rápidamente.
Con un software de estructura organizacional te olvidarás de configurar permisos para cada nuevo empleado. El sistema definirá qué empleados tienen acceso a cada información, permitirá fijar excepciones y permisos especiales para gestionar documentos o procesos (atribución de tareas).
Y lo más importante: no importa el tamaño o la complejidad de la organización. Tendrás un organigrama automatizado y constantemente actualizado en pocos clics. Así, los responsables saben en todo momento en que trabajan sus compañeros y en qué puesto están designados. Permite adelantar necesidades de sustitución o contratación de personal.
Características de la estructura organizacional
Cuando hablamos de la estructura de una organización, describimos una base representativa en constante evolución, coordinada y con protocolos estandarizados, especializada por departamentos, con una estrategia común definida y unos objetivos a alcanzar.
La estructura organizacional puede ser centralizada o descentralizada, según sean los altos cargos o los equipos de los departamentos quienes tomen las decisiones principales.
El entorno de la compañía, sus herramientas y sus recursos disponibles influyen directamente en el modelo organizacional. Del mismo modo, la estructura elegida depende de la visión, la misión y los valores de la organización.
Tipos de estructura organizacional
La estructura organizacional de una empresa está definida por sus divisiones en departamentos y la línea de autoridad, pero también por las interacciones espontáneas que surgen entre todos sus individuos.
De acuerdo con estas dos formas de organización, se distinguen dos tipos de estructura de la organización.
Estructura organizacional formal
En las compañías, los puestos de trabajo y los procesos están sometidos a una reglamentación y estandarización. Las normas favorecen la velocidad de los procesos más repetitivos y el respeto de la cadena de mando.
La estructura formal de una empresa se refleja a través de organigramas, manuales o en los principios de la organización.
Estructura organizacional informal
Las estructuras organizativas informales parten de las formales, pero tienen un mayor dinamismo. Aportan mayor libertad a los trabajadores a la hora de desempeñar su labor.
En esta segunda variante, los responsables se guían más por sus preferencias personales, las capacidades observadas o el rendimiento individual de sus subordinados. Gracias a ella, se puede avanzar en la capacitación del personal, así se ofrece la oportunidad a la plantilla de formarse en otros campos que no son propios de su departamento e innovar y crecer dentro de la empresa. Se elabora un plan de carrera.
Las estructuras de la organización se representan a través de organigramas lineofuncionales. En ellos, la división de trabajo, las líneas de autoridad y las comunicaciones se representan de forma gráfica.
Existen algunas normas comunes a todos los organigramas:
- Los cargos se acotan en rectángulos.
- Las líneas autoridad deben salir de la parte inferior de los rectángulos.
- Se deben incluir los nombres de quien está a cargo de cada puesto.
En los organigramas generados pueden añadirse datos tan relevantes como un teléfono o una dirección de correo electrónico. A su vez, su sistema garantiza la información y evita duplicidades.
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